Microsoft Teams krijgt AI-vergaderarchief voor Copilot, uitrol uitgesteld naar september

Microsoft Teams krijgt een nieuwe functie die van elke vergadering automatisch een AI-vergaderarchief maakt, zodat Copilot en de planningsassistent Facilitator betere antwoorden kunnen geven over wat er is besproken. Dat blijkt uit een bericht in het Microsoft 365 Message Center, gearchiveerd onder nummer MC1429018 en teruggevonden via mc.merill.net, en wordt bevestigd door onder meer techsite BetaNews. De uitrol stond eerst gepland voor eind augustus, maar is inmiddels uitgesteld naar medio september 2026.

Wat het AI-vergaderarchief precies doet

Na een vergadering met transcriptie aan maakt Teams een bestand met de extensie .meeting. Daarin staat geen letterlijk transcript, maar een door AI samengevat overzicht van de belangrijkste punten uit het gesprek, samen met metadata zoals titel en datum. Copilot en Facilitator gebruiken dat archief om later vragen te beantwoorden over de vergadering, zonder dat ze de ruwe opname of het volledige transcript hoeven te doorzoeken. Microsoft zelf noemt dit een manier om AI-systemen "te laten redeneren zonder ruwe gebruikersinhoud op te slaan", aldus de officiële documentatie op Microsoft Learn.

De functie werkt alleen als transcriptie aan staat, AI-functies zijn toegestaan binnen de tenant, en minstens één deelnemer een Microsoft 365 Copilot-licentie heeft. Is aan die voorwaarden voldaan, dan wordt het archief standaard aangemaakt. Een organisatie moet de functie dus actief uitzetten als ze dat niet wil, niet andersom.

Uitrol een maand opgeschoven

Oorspronkelijk zou de gecontroleerde uitrol (Targeted Release) begin augustus starten en zou de functie eind augustus wereldwijd beschikbaar zijn. Microsoft heeft die planning aangepast: Targeted Release begint nu begin september 2026, de wereldwijde uitrol volgt medio september en moet eind september zijn afgerond. Beheerders krijgen de bijbehorende instelling in het Teams-beheercentrum ongeveer twee weken voordat de archiefbestanden daadwerkelijk worden aangemaakt, zodat er tijd is om het vooraf te bekijken of uit te zetten.

Waar het archief staat en hoe je het uitzet

De .meeting-bestanden worden niet in de persoonlijke opslag van een gebruiker gezet, maar in een tenant-brede SharePoint-omgeving. Beheerders kunnen de functie organisatiebreed uitschakelen via Teams-beheercentrum, onder vergaderbeleid bij "AI Memory and Archive", met de instelling "Allow AI to archive meetings with .meeting file generation". Voor losse vergaderingen kan de gastheer het archief ook per vergadering uitzetten door bij de vergaderopties "Allow Copilot and Facilitator" op "alleen tijdens de vergadering" te zetten. Vergaderingen met een gevoeligheidslabel dat versleuteling afdwingt, end-to-end versleutelde gesprekken en vergaderingen waar kopiëren en doorsturen van inhoud is geblokkeerd, worden sowieso uitgesloten van archivering.

Een deel van de IT-gemeenschap plaatst kanttekeningen bij de standaardinstelling. Waar een Copilot-samenvatting vlak na een vergadering vaak na verloop van tijd verdwijnt of alleen voor de organisator beschikbaar blijft, is dit AI-archief een blijvend, tenant-eigen bestand dat voor alle deelnemers doorzoekbaar blijft. Voor bedrijven die relatief vertrouwelijke gesprekken voeren via Teams, denk aan salarisgesprekken of klantcontracten, is dat een reden om vooraf goed te kijken of de standaardinstelling wenselijk is.

Wat dit betekent voor jouw bedrijf

Gebruikt jouw team Teams voor vergaderingen en heeft iemand in de organisatie al een Copilot-licentie, dan krijg je deze functie straks zonder dat je er zelf om hebt gevraagd. Dat is niet per se een probleem: voor de meeste zakelijke overleggen is een doorzoekbaar overzicht juist handig, bijvoorbeeld om snel terug te vinden wat er met een klant is afgesproken. Voor gesprekken met gevoelige inhoud is het wel verstandig om vooraf te bepalen wie dit soort instellingen beheert en welke vergaderingen je liever buiten het archief houdt.

Wil je weten of jouw Microsoft 365-omgeving klaar is voor dit soort wijzigingen, of wil je dat iemand anders dit soort updates voor je in de gaten houdt en de juiste instellingen voor je team inricht? Bij onze dienst Microsoft 365 helpen we je met de inrichting en het beheer van je werkomgeving, inclusief privacygevoelige instellingen zoals deze. Meer nieuws over Microsoft, Google en WordPress lees je op onze nieuwspagina, en eerder schreven we al over de nieuwe Record-functie in Copilot die gesprekken opneemt.

Bronnen: Microsoft 365 Message Center-archief (MC1429018) via mc.merill.net en BetaNews.