SharePoint-kennisbank voor Copilot: sneller antwoord met minder tokens

Microsoft test een teamkennisbank in SharePoint die Copilot zelf samenstelt en bijhoudt. Volgens Microsoft komen antwoorden van een AI-agent daardoor tot vier keer sneller en met 30 procent minder tokens. Dat blijkt uit een aankondiging op de Microsoft Tech Community van 14 oktober 2026, waar ook Windows Report over schreef. Werk je met Microsoft 365 en Copilot, dan is dit een ontwikkeling om in de gaten te houden. De functie zit nog in een previewprogramma en is dus nog niet voor iedereen beschikbaar.

Wat is een SharePoint-kennisbank?

De kennisbank is een speciale bibliotheek op een SharePoint-site. Daarin staan onderling gekoppelde pagina's in markdown, een eenvoudig tekstformaat dat zowel mensen als AI-agents goed kunnen lezen. Copilot maakt die pagina's met de kennislaag Work IQ van Microsoft, die losse bedrijfsgegevens omzet in gestructureerde kennis.

Het idee is simpel. Binnen een bedrijf staat kennis verspreid over e-mails, vergaderingen, chats en documenten. Een AI-assistent moet bij elke vraag opnieuw door die berg zoeken. Met een kennisbank zoekt Copilot voortaan eerst in een opgeruimde set pagina's die al voor dit doel zijn geschreven.

Wie bepaalt wat erin komt?

Teamleden kiezen zelf welke bronnen Copilot gebruikt. Dat kan een e-mailthread zijn, een vergadering, een chat of documenten die al op de SharePoint-sites van het team staan. Mensen kunnen de pagina's ook zelf aanpassen.

Je start de kennisbank op een SharePoint-site die je al hebt. Dat geldt ook voor de sites achter Teams-kanalen en Microsoft 365-groepen. Volgens commentaar van Elium en Futurework maak je de kennisbank door het aan Copilot te vragen, er is in de demo's geen apart beheerscherm. Elium noemt als opties een lege kennisbank, het importeren van markdown-bestanden en het overzetten vanuit Confluence of oude SharePoint-wiki's. Die laatste details komen niet uit de aankondiging zelf, dus controleer ze in je eigen omgeving.

Hoe sterk zijn de cijfers?

Het cijfer van vier keer sneller en 30 procent minder tokens komt van Microsoft zelf en is gebaseerd op vroege interne tests. Windows Report benadrukt dat de winst niet uit een sterker AI-model komt, maar uit de manier waarop bedrijfsgegevens zijn geordend. Er is geen onafhankelijke meting gevonden. Zie het dus als een belofte van de leverancier en niet als een bewezen resultaat.

Tokens zijn de eenheden waarmee AI-diensten tekst verwerken en vaak ook afrekenen. Minder tokens per antwoord betekent daarom mogelijk lagere kosten bij gebruiksgebaseerde facturering. Daarover schreven we eerder in ons artikel over de gebruiksgebaseerde facturering van Microsoft 365 Copilot Business.

Beschikbaarheid en voorwaarden

Microsoft is begonnen met de uitrol bij organisaties die meedoen aan het Frontier-programma, waarmee bedrijven nieuwe AI-functies testen voordat ze breed beschikbaar zijn. Volgens Windows Report vraagt de preview om gebruiksgebaseerde facturering, waardoor alleen bepaalde organisaties er nu bij kunnen. Een lanceerdatum voor alle klanten is in de gevonden bronnen niet te vinden. Functies uit een previewprogramma kunnen bovendien nog veranderen voor ze algemeen beschikbaar komen.

Let op bij het bijwerken van pagina's

Er is één praktische kanttekening. Copilot werkt pagina's alleen bij wanneer iemand daarom vraagt. De pagina's veranderen dus niet vanzelf als de bronnen veranderen. Een van de commentatoren waarschuwt dat een update door Copilot handmatige aanpassingen van mensen kan terugdraaien. Laat daarom iemand na elke update de pagina's nalopen. Dat is een advies uit de bronnen en geen officiële regel van Microsoft.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

De rest van dit artikel is onze eigen duiding en komt niet uit de bronnen. Voor een klein bedrijf met een paar medewerkers is een kennisbank in SharePoint nu waarschijnlijk nog niet nodig. Zodra de functie breed beschikbaar is, kan ze interessant worden voor een team dat steeds dezelfde vragen beantwoordt, bijvoorbeeld over offertes, werkwijzen of afspraken met vaste klanten.

Een praktische les geldt nu al: een AI-assistent is zo goed als de informatie waar hij uit put. Rommelige mappen en verouderde documenten leveren rommelige antwoorden op, met of zonder kennisbank. Ruim je SharePoint of OneDrive op, geef bestanden duidelijke namen en haal verouderde versies weg. Dat kost weinig en helpt al bij het huidige Copilot.

Hetzelfde geldt voor je website. Klanten en AI-systemen lezen daar je diensten, prijzen en contactgegevens. Een overzichtelijke, actuele site is de basis. Met website-onderhoud houd je die inhoud bij. Eerder schreven we al over Microsoft 365 Copilot voor ondernemers. Meer updates vind je op onze nieuwspagina.

Hulp nodig bij je website of Microsoft 365?

Wil je weten wat nieuwe AI-functies voor jouw bedrijf betekenen of hoe je je website actueel houdt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Bronnen: Microsoft Tech Community: Introducing a team knowledge base, curated by Copilot and agents, Windows Report, Elium, Futurework.